Guide d’utilisateur : Portail des services voix
1. Introduction
Le portail voix GoCo est une solution infonuagique de transmission de la voix de classe entreprise entièrement gérée qui réunit tous les moyens de communication en un seul système téléphonique unifié. Cette solution peut se connecter directement au réseau pour offrir une qualité de voix et une stabilité remarquable.
Hébergé dans le nuage, ce système de téléphonie évolué libère les clients du cycle d’acquisition, de gestion, de mise à niveau et de remplacement du système PBX, qui exige beaucoup de ressources et d’investissements. À titre de solution hébergée, le système PBX en nuage propose des options intégrées de reprise après sinistre et de travail à distance, lesquelles permettent aux clients de travailler de n’importe où tout en ayant accès aux divers outils de communicationet de collaboration.
Le guide de l’utilisateur suivant offre un aperçu pour prendre en main en toute sérénité votre portail voix libre-service GoCo.
2. Accès au portail
2.1 Accès par MonGoCo
1. Depuis le tableau de bord MonGoCo, sous Gérer mes services, cliquez sur Portail voix. Vous serez alors redirigé vers le portail voix libre-service GoCo.
2. Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe GoCo, puis cliquez sur Se connecter.
3. Une fois que vos informations de connexion ont été vérifiées, vous serez redirigé vers le portail voix GoCo.
2.2 Accès direct
1. Visitez le portail libre service GoCo
2. Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe GoCo, puis cliquez sur Se connecter.
3. Une fois que vos informations de connexion ont été vérifiées, vous serez redirigé vers le portail voix GoCo.
2.3. Choix de la langue
Langue anglaise ou française : pour afficher l’interface dans la langue de votre choix, il vous suffit de cliquer en haut à droite de votre écran sur « EN » (abréviation pour anglais) ou « FR » (abréviation pour français).
3. Tableau de bord PBX hébergé
Une fois connecté au portail, vous êtes redirigé vers l’écran Tableau de bord PBX hébergé :
SECTIONS PRINCIPALES DU TABLEAU DE BORD :
1- Barre de navigation principale
2- Activité d’appel
3- Mes paramètres
4- Utilisateurs
5- Paramètres de l’entreprise
6- Informations sur la facturation
7- Coordonnées
3.1. Barre de navigation principale
Sous le menu Tableau de bord de la barre de navigation principale se trouve le lien PBX hébergé.
Les autres liens concernent d’autres produits VoIP auxquels vous avez peut-être souscrit, tels que Liaison SIP ou Routage direct (pour Microsoft Teams).
3.2 Activité d’appel
La section Activités d’appel vous permet de consulter les statistiques d’appel sur une période précise.
• Cliquez sur Appels pour voir le nombre total d’appels entrants ou sortants, ainsi que le nombre
d’appels entrants ou sortants ayant fait l’objet d’une réponse.
• Cliquez sur Minutes pour voir la durée totale des appels entrants, ainsi que la durée
totale et moyenne des appels entrants ou sortants.
Remarque : Selon l’échelle du graphique, il est possible que la durée moyenne des appels n’apparaisse
pas visuellement. Les durées moyennes seront toujours affichées dans la section Champs.
VISUALISATION DES STATISTIQUES D’APPEL POUR UNE PÉRIODE DONNÉE
• Pour afficher les appels au cours d’une période précise, entrez une date dans les champs Début et Fin.
• Pour afficher l’activité d’une journée complète, entrez 00:00:00 pour indiquer l’heure de début.
Exemple : un utilisateur souhaitant consulter les activités d’appel du 8 juillet 2021 entrerait:
- Début : 2022-07-08 00:00:00
- Fin : 2022-07-09 00:00:00
• Pour fermer le sélecteur de date et d’heure, cliquez n’importe où sur le panneau d’activité d’appel.
• Vous pouvez également utiliser les boutons Aujourd’hui et Semaine dernière pour afficher
la journée actuelle ou pour afficher l’activité d’appel de la journée ou de la semaine dernière.
DÉTAILS DES ACTIVITÉS D’APPEL
Pour voir votre propre activité d’appel, cliquez simplement sur le bouton Afficher mes appels dans le panneau Activité d’appel. Une fois la boîte de dialogue ouverte, vous devriez retrouver votre activité d’appel (Appels placés, reçus ou manqués) dans la section Registres d’appels.
Pour voir l’activité d’appel de votre entreprise, cliquez simplement sur le bouton Afficher les appels d’entreprise (CDR) dans le panneau Activité d’appel.
4. Mes paramètres
Alors que le panneau Utilisateurs permet aux administrateurs de gérer les paramètres de tous les utilisateurs, le panneau Mes paramètres permet aux administrateurs de gérer leurs propre paramètres.
Pour démarrer, cliquez sur Gérer dans le panneau Mes paramètres.
Une boîte de dialogue s’ouvrira où vous pourrez, entre autres :
• Mettre à jour les informations de votre profil utilisateur
• Gérer les mots de passe de votre compte
• Gérer vos paramètres de renvoi d’appel
• Gérer les paramètres de votre messagerie vocale
• Voir votre activité d’appel et votre Registre d’appels
4.1 Informations sur le profil
Pour mettre à jour les informations de votre profil, cliquez sur l’icône en forme de crayon près de votre nom. Une boîte de dialogue s’ouvrira dans laquelle vous pourrez mettre à jour les informations de votre profil.
4.2 Paramètres de renvoi d’appel
Dans le panneau Mes fonctionnalités actives, vous pouvez configurer vos paramètres de renvoi d’appels afin de rediriger des appels entrants.
En fonction de la licence associé votre utilisateur, jusqu’à 5 options de renvoi d’appel sont disponibles et peuvent être configurées en cliquant sur l’icône de crayon.
4.3 Messagerie vocale
Si vous souhaitez modifier le mot de passe de votre messagerie vocale, dans le panneau Mes fonctionnalités actives, cliquez sur Mots de passe puis sur l’onglet Définir le mot de passe de la messagerie vocale.
Pour plus de fonctionnalités lié à votre boite vocale, sous le panneau Mes fonctionnalités actives, cliquez sur Messagerie vocale : vous pourrez alors envoyer les appels directement vers votre messagerie vocale, être averti par courriel de la réception d’un nouveau message vocal, etc.
4.4 Mes Appels
Dans le panneau Registre d’appels, vous pouvez retrouver tous les appels sortants, entrants ou manqués.
4.5 Mots de passe du compte
Dans le panneau Mes fonctionnalités actives, cliquez sur Mots de passe. Vous pourrez alors modifier le mot de passe pour accéder à votre compte Définir le mot de passe d’accès Web (ainsi que le mot de passe de votre messagerie vocale Définir le mot de passe de la messagerie vocale).
5. Utilisateurs
Le panneau Utilisateurs affiche le nombre d’utilisateurs existants pour le compte de votre entreprise et permet aux administrateurs de :
• Ajouter de nouveaux utilisateurs
• Gérer les utilisateurs existants
• Afficher le Statut de tous les utilisateurs
5.1 Ajouter un utilisateur
• Dans le panneau Utilisateurs, cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter un utilisateur.
• Remplissez tous les champs obligatoires marqués d’un astérisque (*). Tous les autres champs sont facultatifs.
• Assurez-vous que l’adresse courriel saisie est valide, car les informations relatives à la configuration du téléphone et les informations d’identification de l’utilisateur seront envoyées à cette adresse courriel.
• Une fois que vous avez vérifié tous les champs, cliquez sur Soumettre pour enregistrer et l’utilisateur sera créé.
5.2 Gérer les utilisateurs
Dans le panneau Utilisateurs, cliquez sur Gérer et une boîte de dialogue s’ouvrira.
Cette page présente une liste de tous les utilisateurs et permet de gérer, pour un utilisateur donné, les fonctionnalités actives telles que le renvoi d’appels, la messagerie vocale, le graphique d’activité et retrouver le registre d’appels.
5.3 Page Statut des utilisateurs
Dans le panneau Utilisateurs, cliquez sur Statut, une boîte de dialogue s’ouvrira.
Cette page vous permet de visualiser le statut (En attente d’activation, Activé ou Non activé) des utilisateurs et mettre à jour l’adresse courriel d’un utilisateur pour recevoir le courriel d’activation (lien Adresse MAC pour les téléphones physiques).
Pour afficher le statut d’un utilisateur :
1. Dans la barre latérale Statut de l’utilisateur, cliquez sur l’utilisateur dont vous souhaitez vérifier le statut.
2. Un résumé du statut de l’utilisateur s’affichera :
3. Pour mettre à jour le courriel d’activation d’un utilisateur :
- Cliquez sur le crayon dans la zone supérieure droite de la boîte de dialogue.
- Saisissez la nouvelle adresse électronique, puis cliquez sur Sauvegarder.
4. Cliquez ensuite sur Renvoyer le courriel pour que le courriel d’activation soit renvoyé à la nouvelle adresse.
6. Paramètres de l’entreprise
Le panneau Paramètres de l’entreprise permet aux administrateurs de gérer les services de groupe, tels que le réceptionniste automatisé, le groupe de recherche, le centre d’appels, etc.
Cliquez sur Gérer et une boîte de dialogue s’ouvrira.
6.1 Gestion des services de groupe
Cette page affiche tous les services de groupe qui sont actuellement activés pour votre groupe d’entreprise. Pour configurer ces services, il vous suffit de sélectionner le service de groupe de votre choix dans la barre latérale.
VOUS TROUVEREZ CI-DESSOUS UNE DESCRIPTION DES SERVICES DE GROUPE LES PLUS COURANTS :
6.2 Répertoire d’annonces
Ce service de répertoire d’annonces vous permet de gérer toutes les annonces audio de votre entreprise.
Cliquez sur Ajouter un fichier audio, Télécharger, Éditer et cochez la case Supprimer pour gérer vos annonces audio.
6.3 Réceptionniste automatisé
La fonctionnalité de réceptionniste automatisé permet de créer ou de modifier une réception automatisé pour répondre au téléphone et fournir des messages personnalisés aux appelants.
Un groupe peut posséder plusieurs réception automatisé configurés. Une réception automatisé peux avoir un comportement relativement simple ou faire partie d’une réception automatisé à plusieurs niveaux. Par exemple, la réception automatisé principale d’une entreprise peut être configuré pour acheminer les appels vers un service ou département spécifique.
Cliquez sur Ajouter un réceptionniste automatisé, Éditer, et cochez la case Actif pour gérer vos réceptionnistes automatisés.
Cliquez sur Éditer pour modifier le profil et les menus d’un réceptionniste automatisé spécifique.
6.4 Horaires d’affaires / horaires de vacances
Vous pouvez définir ici les horaires d’ouverture et de fermeture d’une entreprise ou le comportement à adopter pour les jours ouvrables non réguliers.
Cliquez sur Ajouter un horaire, Éditer, Afficher et cocher la case Supprimer pour gérer vos horaires.
6.5 Centre d’appels
Centres d’appels vous permet de créer un nouveau centre d’appels ou de gérer des centres d’appels existants.
Vous pouvez configurer un centre d’appels pour permettre aux agents de se connecter et de se déconnecter, de mettre en file d’attente les appels entrants auxquels il n’est pas possible de répondre immédiatement, de rediriger les appels lorsque le groupe ne peut pas les accepter,
et de fournir de la musique ou une vidéo aux appelants en attente.
Cliquez sur Ajouter un centre d’appels, Éditer, et cochez la case Actif pour gérer vos centres d’appels.
Cliquez sur Editer pour modifier le profil et les politiques d’acheminements d’appels pour un centre d’appel spécifique.
6.6 Parcage d’appels
Parcage d’appels vous permet de créer un nouveau groupe de parcage d’appels et de gérer les groupes de parcage d’appels existants.
La définition de groupes de parcage d’appels permet aux utilisateurs de ces groupes de parquer des appels sur ce groupe. Vous pouvez également configurer les paramètres de parcage d’appels pour les utilisateurs de votre groupe.
Cliquez sur Ajouter un groupe de parcage d’appels de groupe et Éditer pour gérer un groupe de parcage d’appels de groupe spécifique.
6.7 Prise d’appel
Créez un nouveau groupe de prise d’appel et gérez les groupes de prise d’appel existants.
La création de groupes de prise d’appel permet aux utilisateurs de ces groupes de répondre sur leur téléphone à toute ligne qui sonne dans leur groupe.
Cliquez sur Ajouter un groupe de prise d’appel et Éditer pour gérer vos groupes de prise d’appel.
6.8 Codes d’autorisation
Créez un nouveau compte ou un nouveau code d’autorisation et gérez les codes existants.
Cliquez sur Ajouter un code et cochez la case Supprimer pour gérer vos codes.
6.9 Transfert de nuit en groupe
Avec ce service, vous pouvez rediriger les appels placés vers un utilisateur vers un numéro de téléphone/SIP-URI spécifié.
La redirection peut être configurée manuellement en activant le service indépendamment de tout horaire ou automatiquement en choisissant un horaire d’affaires et/ou de vacances.
6.10 Groupe de radiomessagerie
Créer et gérer des groupes de radiomessagerie.
Cliquez sur Ajouter un groupe de radiomessagerie, Éditer et cocher la case Actif pour gérer vos groupes de radiomessagerie.
Cliquez sur Éditer pour modifier le profil et configurer un groupe de radiomessagerie spécifique.
6.11 Groupement de postes
Créez un nouveau groupement de postes et gérez les groupes de postes existants.
Un groupement de postes vous permet de rediriger un surplus d’appels vers une autre destination lorsque le groupe de postes ne peut pas accepter d’appels.
Cliquez sur Ajouter un groupement de postes, Éditer et cochez la case Actif pour gérer vos groupement de postes.
Cliquez sur Éditer pour modifier le profil et les appels entrants pour un groupement de postes spécifique.
6.12 Appel de groupe instantané
Créez un nouvel appel de groupe instantané et gérez les appels de groupe instantanés existants.
La définition d’appels de groupe instantanés vous permet d’appeler un groupe d’utilisateurs.
Cliquez sur Ajouter un appel de groupe instantané, Éditer et cochez la case Actif pour gérer votre appel de groupe instantané.
Cliquez sur Éditer pour modifier le profil d’un appel de groupe instantané spécifique.
6.13 Musique d’attente
Téléversez un fichier audio .wav qui peut être sélectionné pour être diffusé aux appels en attente (par exemple, musique, publicité, etc.).
Ce service peut être utilisé conjointement avec les services de mise en attente et de parcage d’appels.
La musique d’attente pour les centres d’appels est activée et sélectionnée séparément pour chaque centre d’appels.
Cliquez sur Ajouter une musique d’attente, Éditer pour gérer la musique d’attente pour vos groupes.
6.14 Achèvement de la série
Créez un nouveau groupe d’achèvement de la série et gérez les groupes d’achèvement de la série existants.
Ce service est utilisé pour prendre en charge les fonctionnalités à touches du système qui permet de transférer les appels vers une série de lignes sélectionnées (lorsque les lignes sont occupées).
Les systèmes à touches font généralement sonner les lignes disponibles dans un ordre spécifique pour les appels entrants, quel que soit le numéro composé pour joindre l’entreprise.
Cliquez sur Ajouter un achèvement de la série et Éditer pour gérer les groupes d’achèvement de la série existants.
7. Autres fonctionnalités
7.1 Liste de contacts
La page Listes de contacts est accessible à partir de la barre de navigation principale, sous le menu Services voix.
Cette page agit comme votre annuaire d’entreprise et vous permet de retrouver tous vos contacts internes et externes. Vous pouvez utiliser la barre de recherche ou les filtres de recherche pour filtrer la liste de vos contacts.
Une fois créés, les contacts peuvent être utilisés dans l’outil Composition abrégée (Gérer les utilisateurs > Mes fonctionnalités actives > Composition abrégée 8 ou Composition abrégée 100).
7.2 Inventaire des téléphones
La page Inventaire des téléphones est accessible à partir de la barre de navigation principale, sous le menu Services voix.
Cette page vous permet de visualiser l’inventaire de vos téléphones (téléphones physiques et logiciels) et de voir quels utilisateurs sont actuellement associés à un téléphone.
7.3 Numéros de téléphone
La page Numéros de téléphone est accessible à partir de la barre de navigation principale, sous le menu Services voix.
Cette page vous permet de visualiser les numéros de téléphone activés dans votre compte et de voir, pour un numéro donné, si des types de renvoi d’appel sont présentement activés.
8. Facturation
Accessible dans le Tableau de bord PBX hébergé, la section Facturation permet d’accéder aux renseignements suivants :
• Détails d’utilisation
• Factures
8.1 Factures
Pour voir la facture la plus récente, cliquez sur Télécharger le PDF dans la section Facturation du tableau de bord PBX hébergé.
Vous pouvez récupérer vos factures antérieures en sélectionnant les dates précédentes dans le menu déroulant :
9. Liste détaillée des appels (CDRs)
9.1 Accéder au détail des appels de votre entreprise
Pour retrouver le détail des appels de votre entreprise, dans le panneau Activité d’appel, cliquez sur le bouton Afficher les appels de l’entreprise (CDR) :
Une boîte de dialogue s’ouvre et vous permet de récupérer les appels de votre entreprise (CDR).
Pour afficher un résumé (durée totale des appels et coûts) de vos appels d’entreprise :
1. Sélectionnez la plage de dates que vous souhaitez visualiser à l’aide des filtres de dates.
2. Cliquez sur le bouton Rechercher
Pour afficher les détails des appels de votre entreprise :
1. Cliquez sur le tableau (tableau avec les en-têtes Client, Nombre total de CDR et Coût total des CDR). Une boîte de dialogue s’ouvrira pour afficher le détails des appels.
2. Utilisez la section supérieure de la page pour filtrer la liste (vous pouvez utiliser les numéros appelants, les numéros appelés, la durée ou les coûts).
Pour télécharger les données d’appels (dans un format de fichier .csv), cliquez simplement sur le bouton Télécharger le CSV.
